先月からタスク＆スケジュール管理をしてみたので感想です。
今月も忙しすぎて毎日残業。泣きそうな業務量です。
直近では大きめの仕事の期限が迫って冷や汗ということもあったので、タスク＆スケジュール管理をもっと良い感じにしていきたいです。
タスク&スケジュール管理をして良かったこと
- 優先してやるべき業務が一目瞭然になり、イレギュラーが入っても混乱が少なくなった
- 時間の区切りを意識するようになって、簡単な作業は完了しやすくなった
- 一日の進捗が分かって仕事に対する充実度がアップ
一日の仕事を自分でしっかり捉えて、今日やることがクリアになりました。
改善できそうなこと
- 優先度の高い業務中に来月やるべきことを思い出したり、改善案を思いついて業務が遅れがち→同じファイルの別シートにto doリストを作りとりあえずぶち込む
- 月次の業務との兼ね合いが上手くいかない→大雑把に作っていた月次業務表を月ごともう少し細かくカスタマイズして作成する
- 具体的な業務の手順をどれぐらい書くか悩んでしまう→流れ作業は無理に細かく書かない
- 忙しすぎて結局タスク管理シートに記入できないことがある→記入できなくても落ち込まない
一ヶ月で分かったこと
- やっぱり根本的に作業量が多すぎる
- 他の人の質問に答えるだけで一日が終わっている
- 重たい案件を同時に複数走らせている
- １つの出来事に対して複数の無駄なアクションを起こさなくてはならない
タスク管理をしたからといって業務量が減るわけではないし、使える時間も増えないという当たり前の事実に気づきました。
無駄な業務の洗い出しができたのは収穫です。
今後
- 締切のある業務を徹底的に優先する
- 丸投げできる業務洗い出しをする
- 無駄なアクションを何とかして撤廃する
- デスクトップ、書類整理の時間を定期的にとる
一番効果が大きそうなのは無駄なアクションの撤廃ですが、複数のシステムと連携している部分もあり一人ではどうにもできないかも。
例えば取引先情報に変更があった場合、修正を複数のシステムや表に反映しないといけない、みたいなことが多すぎます。
まとめ
タスクとスケジュールを管理すると毎日の進捗が目に見えるので、仕事の充実度はやや上がりました。
無駄な業務の洗い出しはできたので、もう少し具体的にしていく必要がありそう。
しかしながら、業務の精度を保ったまま今の業務量をこなすのはかなり厳しいです。
自分の効率が悪い可能性もあるので、自助努力で何とかなる範囲のギリギリまでは頑張りたいと思いますが、残業と早朝出勤・休憩なしを週６日続けるとさすがに体調も悪くなっちゃいますね。
弱気になってくると「普通の人ならできるのに…」とめそめそして「業務量 普通」とかでググってしまうので、普通かどうかより自分が無理のない範囲でやっていきたいです。
無理するなら、自分の人生で大切なことで無理したい。
弱気になる＝睡眠が足りていないので、今日はしっかり寝ようと思います。
